Organização e Produtividade no Trabalho: Planear o Trimestre

Ao longo dos anos já experimentei várias formas de organizar o meu trabalho, e o planeamento trimestral é a forma com a qual mais me identifico. A cada trimestre faço, três perguntas, sobre o trimestre que passou, e sobre o trimestre seguinte, para cada um dos objetivos que definir:

• O que alcancei? / O que quero alcançar?
• O que aprendi? / O que quero aprender?
• Em que armadilhas caí, e como saí delas? / Que armadilhas podem existir, e como posso sair delas ou evitá-las?

Três meses é tempo suficiente para testar estratégias de trabalho, e é por isso que utilizo esta metodologia. Mas vamos por partes.

Se preferires ver este conteúdo em vídeo, vê abaixo:

Análise do período anterior

Quando se fala em organização e produtividade é muito importante falar também da forma como organizamos os nossos dias, os nossos meses, e os nossos anos.

No final de cada período (já falo disso um pouco abaixo), é importante dedicar algumas horas para analisar o período que está nesse momento a terminar, e dessa análise identificar três tipos de situações:

1. O que correu bem, e que tenho que continuar a fazer;
2. O que correu menos bem, e que tenho que melhorar;
3. O que correu menos bem, e que já não quero continuar a fazer.

Este é o ponto de partida para o planeamento seguinte, seja qual for o período temporal que definirmos como o certo para nós.

Porquê uma Análise Trimestral?

Quando estamos a fazer planos para os nossos negócios, e até mesmo para as nossas vidas pessoais, planear cada mês individualmente pode não dar tempo para alcançarmos os objectivos a que nos propusemos. 

Por vezes é necessário um pouco mais de tempo, e três meses é aquele bloco de tempo que é suficientemente longo para conseguir testar estratégias, mas ao mesmo tempo suficientemente curto para que não nos sintamos assoberbados por um período temporal demasiado longo.

O que analisar no final de cada trimestre?

Quando estiveres a fazer planeamentos, antes de começar a pensar nos projetos e tarefas que queres fazer, é muito importante primeiro parar um pouco e analisar o que se passou nos últimos 3 meses.

É nessa altura que irás revisitar os objectivos que tinhas nos três meses que se passaram e identificar:

1. O que correu bem?
2. Em que armadilhas caíste e que fizeram atrasar os teus projectos?
3. De que forma ultrapassaste essas armadilhas?
4. Se não conseguiste ultrapassar, por que não?

O que quero alcançar com este objetivo?

Que retorno estou à espera de ter se alcançar este objetivo? Podem ser retornos  financeiros, pessoais, ou o que te fizerem sentido. Irei falar mais sobre objectivos noutros artigos, fica atenta!

O que quero aprender com este objetivo? 

Ou: que lições posso tirar enquanto estiver a executar este objectivo?

Imagina que tens o objectivo de criar uma newsletter mas não sabes fazê-lo… O que vais aprender é o mecanismo de criação duma newsletter! 

Ou imagina que vais definir como objectivo, fazer uma live para o Instagram pela primeira vez. A tua aprendizagem vai ser todo o processo de preparação da live, execução, análise dos resultados, etc!

Que armadilhas estou a prever que possam aparecer? 

O objectivo desta pergunta é identificares armadilhas de antemão, não preocupares-te sem razão! Imagina que sabes que a meio do primeiro mês do trimestre, vais ter visitas em casa. Sabes que durante esse tempo a tua disponibilidade vai ser limitada! Então organizaste de acordo a teres trabalho adiantado, para nessa altura não andares aflita. Entendes a ideia? 

Ao identificar as armadilhas, quando elas que possam eventualmente aparecer já estás pronta para as ultrapassar de forma muito mais rápida e muito mais eficaz.

Quando fizeste a análise do trimestre anterior e identificaste as armadilhas em que caíste, vais usar esse conhecimento para definir estratégias. Se essa armadilha acontecer novamente, vais conseguir ultrapassá-la muito melhor!  

E se não alcançar os objetivos?

Ora se um dos teus objetivos era submeter a declaração trimestral à segurança social e não o fizeste, aí tens de te preocupar, pois o estado não costuma ser muito compreensivo… Mas de resto, por vezes os nossos planos falham, por vezes é preciso simplesmente respirar e sermos gentis conosco mesmas. Como te falei neste artigo, por vezes os planos são feitos mesmo para os furarmos. 

Claro que não podes usar esta máxima como verdade absoluta para sempre, senão nunca chegas a alcançar nada… Mas lembro-te disto para perceberes que, se não chegares onde achavas que ias chegar, está tudo certo! Se calhar nem sequer era suposto! (volta atrás e lê a parte em que disse que podes decidir não continuar a insistir em determinado assunto que correu menos bem).

O que fazer agora?

Tens os teus objetivos criados, agora tens de os registar em algum lado, e calendarizar, para que as coisas funcionem! Neste artigo falo-te em algumas ferramentas que podes usar para este efeito. Por exemplo: usa o Google Docs para manteres um registo dos teus objetivos, o Google Sheets para criares planilhas de estratégias de conteúdo para o teu blog e redes sociais, o Google Calendar para colocares as tuas tarefas no calendário e não te perderes, o Trello para organizar tudo! Acima de tudo, usa aquilo que fizer sentido para ti.

Conclusão

Organizar o nosso trabalho pode parecer uma tarefa hercúlea, especialmente se, como eu, tu és uma empreendedora e ainda não tens uma equipa que te ajude em algumas das tarefas do dia-a-dia. 

Usar blocos de 90 dias para trabalharmos tira-nos algum peso de cima, pois dá tempo para planear as nossas estratégias de forma a que consigamos realmente alcançar os nossos objectivos!

Se usas esta ou outra forma de organização, partilha comigo aqui nos comentários!