Método Negócio Automágico
Para coaches e mentores que passam mais tempo a gerir a tecnologia do que as pessoas que acompanham
Hoje trabalhaste dez horas e não consegues lembrar-te de uma única coisa que tenha feito o teu negócio evoluir. Só te lembras do que avariou, do que resolveste e do que te espera amanhã.
Para onde vai, afinal, o teu tempo?
Feitas as contas, um dia normal é basicamente isto:
- Verificar o telemóvel para ver se chegou algum pagamento para que a tua folha de cálculo esteja atualizada: 5 minutos, três vezes por dia.
- Reler uma candidatura, duas vezes, antes de confiares no teu próprio instinto: 15 minutos, por cada candidatura.
- Procurar um ficheiro que sabes que enviaste, na tua caixa de entrada, no teu Drive e numa pasta cuja existência já te tinhas esquecido: 10 a 15 minutos, pelo menos uma vez por semana.
- Recriar manualmente um link do Zoom porque o teu software de agendamento e o teu calendário deixaram de comunicar entre si: 5 minutos, sempre que isso acontece.
- Fazer o onboarding de um novo cliente, com todos os passos de memória: contrato, fatura, e-mail de boas-vindas, formulário de admissão, agendamento: 7 passos distintos, todas as vezes.
Nenhuma destas tarefas parece relevante por si só. Somadas ao longo de um mês, podem chegar às 15 a 20 horas que não dedicaste ao coaching, à mentoria ou ao trabalho pelo qual és realmente paga.
E ainda assim terminas a maioria dos dias com uma única palavra para descrever como correu: ocupada.
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Como poderia ser o teu dia:
- Um novo cliente preenche um formulário e o contrato, a fatura, o e-mail de boas-vindas e o questionário inicial são enviados sem que tenhas de intervir em nada.
- Alguém marca uma chamada e a tua agenda, o teu link do Zoom e os teus lembretes atualizam-se automaticamente, sem necessidade de intervenção manual.
- Chega uma candidatura já pré-organizada, com um resumo pronto para que possas tomar uma decisão em minutos, e não em vinte.
- Fechas o teu portátil no final do dia e não há nada guardado numa nota mental para mais tarde.
Não se trata de uma lista de tarefas maior tratada mais rapidamente. Trata-se de trabalho que, para começar, nunca deveria ter sido teu e que, finalmente, já não te ocupa tempo.
O Método Negócio Automágico
O Método Negócio Automágico é a forma como crio os sistemas que funcionam nos bastidores do teu negócio: os processos que, com ajuda da IA, tratam do trabalho repetitivo, para que o teu tempo possa ser dedicado às tuas pessoas. Um processo, totalmente automatizado, em 4 fases.
Chamo-lhe automágico porque, visto do teu lado, parece magia: o trabalho repetitivo deixa de existir. Do meu lado há diagnóstico, testes e documentação, e é isso que faz com que continue a funcionar.
Tu descreves o problema. Eu crio a solução.
O que eu crio depende do processo que escolhermos.
Exemplos do que poderíamos automatizar:
- Onboarding de um novo cliente (formulário, pagamento, agendamento, e-mail de boas-vindas)
- Qualificação de candidaturas ou leads
- Acompanhamentos e contactos entre sessões
- Fazer com que as tuas ferramentas partilhem dados entre si
Ou pode ser simplesmente aquela tarefa que repetes todas as semanas, e que sabes que já não deveria ser da tua responsabilidade.
Nem todos os negócios são iguais, e estes são apenas alguns exemplos do que podemos construir.
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O Método em 4 fases
No final do projeto, terás:
- Um sistema que trata do trabalho repetitivo sem depender da tua memória.
- Certeza sobre o que cada componente faz e o que fazer se algo falhar.
- Um processo central a funcionar no dia a dia, com templates e tutoriais para garantir que assim continue.
- Tempo livre para te dedicares ao trabalho que só tu podes fazer.
Garantia de desempenho:
Se, após os 30 dias da fase 4, o teu sistema não estiver a funcionar da forma que combinámos, continuarei a trabalhar nele sem custos adicionais até que esteja.
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Eis o que algumas clientes disseram depois de trabalharem comigo
- Tens um negócio que tem como base o atendimento a pessoas, e o trabalho nos bastidores está a consumir o tempo que deveria ser dedicado a elas.
- Já tens mais ferramentas do que precisas, e as que tens têm de comunicar entre si.
- Preferes descrever o problema e obter uma resposta prática, em vez de passares semanas a tentar aprender a resolvê-lo por ti.
- Queres que o teu negócio reflita a tua personalidade, e não que pareça uma demonstração da ferramenta que está na moda este mês.
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Será que isto funciona mesmo?
Lê o que algumas clientes me foram dizendo durante o trabalho.
Agenda a tua Sessão Negócio Automágico
Nesta sessão não analisamos o teu negócio, isso acontece dentro do método. Falamos do que te está a custar mais tempo e vemos se faz sentido trabalharmos em conjunto.
PERGUNTAS FREQUENTES
Tenho de mudar as aplicações que uso?
Analisamos em conjunto o que estás a utilizar e escolhemos o que realmente faz sentido para ti. Não alteraremos nada antes de te apresentar a auditoria ao teu negócio e de aprovares as mudanças sugeridas.
E irei integrar qualquer nova ferramenta no teu negócio e documentar tudo.
E se a IA errar? Ou a automação não funcionar?
É possível. Nenhuma automação é infalível, e quem te disser o contrário está apenas a fazer propaganda. É por isso que testo tudo antes da entrega, documento o processo e ofereço-te 30 dias de apoio, além da garantia.
Vou perder o meu toque pessoal?
Normalmente é o contrário. O caos manual, as respostas atrasadas, um formulário esquecido, um e-mail copiado e colado às 23h, é que, na verdade, minam o toque pessoal. Um sistema que funciona discretamente em segundo plano é que o protege.
Já tentei automatizar e não durou. Isto é diferente?
Quando uma automação deixa de funcionar, a causa está geralmente nas bases: ligações frágeis, ausência de testes e falta de documentação. O Método Negócio Automágico começa por corrigir as bases e termina com testes e documentação.
Não sou uma "pessoa tecnológica". Será que isto vai funcionar para mim?
É essa a ideia. Não precisas de te tornar uma. Descreves o problema em linguagem simples e eu construo e documento tudo.
Há alguma garantia?
Claro. Se, após os 30 dias da fase 4, o teu sistema não estiver a funcionar da forma que combinámos, continuarei a trabalhar nele sem custos adicionais até que esteja.
Sobre mim
Sou a Ana Sofia, arquiteta de sistemas e automações. Há quase 30 anos que ligo sistemas.
A minha base é a tecnologia, entre programação e análise de sistemas, e tenho também um percurso como terapeuta holística. As duas coisas nunca foram separadas para mim: a mesma capacidade que me faz ver o padrão escondido por trás de um sistema que não funciona é a que me fazia ver o padrão escondido por trás do que uma pessoa realmente precisa.
Não é usar a intuição em vez do conhecimento técnico. É o conhecimento técnico guiado por uma intuição que já treinei durante décadas, nos dois lados da moeda.
Falo as duas línguas, a de quem cuida de pessoas e a de quem constrói sistemas. Isso dá-me uma capacidade única de traduzir intuitivamente uma para a outra.
Há 6 anos e meio que aplico isto a negócios digitais, com dezenas de clientes como tu. Por isso, quando olho para o teu ecossistema, não vejo só o que está desligado. Vejo também porque é que ficou assim, e o que precisas mesmo, para além do que pediste.
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