Ferramentas Online: 10 programas que te vão facilitar o dia-a-dia

A ferramenta que utilizo para gerir as minhas contas de email é o Gmail da Google. Não recomendo a utilização de um endereço de email @gmail.com para a comunicação profissional, para isso devemos ter o nosso próprio domínio, e um e-mail associado a esse domínio, no entanto uso uma conta de Gmail para centralizar todas as contas de e-mail que tenho. Organizo os emails por pastas conforme o endereço, tenho assinaturas diferentes conforme a conta que quero utilizar, e tenho tudo centralizado num sítio só. 

O Google Docs é onde tenho todas as minhas notas, artigos de blog, emails para as newsletters, notas de cursos, tudo vai para um documento no Google Docs. Tudo aquilo que eu precisar de anotar e guardar, não só fica aqui centralizado e organizado por pastas, como posso aceder de qualquer equipamento com internet.

O Google Sheets é a ferramenta da Google equivalente ao Excel, que utilizo para organizar as minhas finanças pessoais e do negócio, para fazer planilhas e folhas de cálculo várias, análises de métricas de negócio, etc.

O Google Forms é uma ferramenta para fazer questionários online. Não gosto tanto do Google Forms para questionários (para esse efeito gosto mais do Airtable ou do Typeform), mas uso imenso para criar formulários de registo em workshops e eventos. Dá para configurar vários tipos de campos, definir quais são obrigatórios ou opcionais, dá para mudar o aspecto básico do formulário, e, se quisermos, guarda as respostas automaticamente em folhas do Google Sheets, que depois permitem a ligação a outros sistemas.

Costumo dizer: se não está no calendário, não existe… Tenho um calendário pessoal, um calendário da família, um para cada tipo de reuniões, calendários partilhados com outras pessoas… E tudo isto no Google Calendar! Nesta aplicação consigo organizar todos os meus calendários, dividi-los por cores, dá para ver os calendários todos juntos dá para escolher só aqueles que eu quero ver a cada momento, no fundo permite fazer uma organização muito simples e centralizada de tudo o que o que eu tenho que fazer diariamente.

O Calendly é uma ferramenta de agendamento de reuniões. Na sua versão gratuita permite ter ativado um tipo de reunião, e liga automaticamente ao meu Google Calendar e à minha conta no Zoom. Eu adoro o Calendly para marcar reuniões! 

É muito fácil para qualquer pessoa que queira marcar uma reunião comigo escolher a hora que lhe dê mais jeito, que o Calendly vai automaticamente ao meu calendário ver quais são os espaços que eu tenho disponíveis para a reunião. Além disso, o Calendly cria automaticamente a reunião no zoom, envia os links para ambas as pessoas, cria botões de cancelamento e reagendamento ( se for necessário), e a reunião é automaticamente criada também no Google Calendar, bloqueando logo aquele espaço de tempo.

O Zoom é a aplicação que eu uso para reuniões, não só com clientes de um para um, mas também para cursos e workshops. Durante a pandemia temos vindo a usar cada vez mais este tipo de aplicações, no entanto para mim esta continua a ser a  minha plataforma de eleição, pelas funcionalidades que tem, pela sua robustez, e pela sua forma de trabalhar.

É gratuito para reuniões apenas com duas pessoas, sem limite de tempo.

O Airtable é um sistema de organização por tabelas que permite uma sofisticação um pouco maior que o google sheets. Ainda estou a explorar, mas estou a gostar imenso! Podemos configurar várias coisas, não só em termos de produtividade mas como em termos de gestão de informação.

Neste momento utilizo mais esta aplicação para para recolher testemunhos de pessoas que já usufruíram dos meus serviços, pois para além dos campos mais básicos, permite alguns campos com outro tipo de sofisticação, nomeadamente campos de ficheiros para a pessoa enviar uma foto, que eu depois vou utilizar no meu site quando publicar o seu testemunho.

O Canva ^(*)é uma ferramenta espetacular para criar todo o tipo de gráficos para utilizar online, especialmente para quem não é designer como eu, e que não tem todas aquelas ferramentas mais elaboradas como o Photoshop, o Illustrator, etc.

Permite criar muito facilmente todas as imagens, com as dimensões correctas, para as redes sociais, blog, youtube, gráficos, infográficos, etc. E atualmente também já se consegue também criar vídeos. É muito simples e muito intuitivo de utilizar.

Comecei a utilizar o Toggl a meio do ano passado, e neste momento sem esta ferramenta nunca sei onde estou a gastar o meu tempo! O Toggl é uma ferramenta de gestão de tempo super simples, que a única coisa que faz é registarmos o que estamos a fazer a cada momento. Podemos depois analisar os relatórios da aplicação e ver exatamente onde andámos a gastar o nosso tempo, e quanto tempo demoramos em cada tarefa.

Podemos dividir as tarefas por projectos e por clientes, e para além de me organizar pessoalmente também a utilizo para registar o tempo que gasto em cada tarefa com clientes.

Estas são as 10 ferramentas que considero essenciais para o trabalho online no meu dia a dia. Há muitas mais que eu vou utilizando aqui e ali. Se gostasses que eu falasse mais especificamente sobre alguma destas ferramentas (ou outra que queiras explorar melhor), escreve nos comentários| 

Que ferramentas consideras essenciais no teu dia-a-dia?

^(*) Alguns destes links são afiliados, o que significa que eu recebo uma pequena comissão se te inscreveres na plataforma e usares um plano pago mais tarde. Nada disto significa custos adicionais para ti.