Este é o terceiro artigo duma série sobre planeamento trimestral. Podes ler aqui o primeiro, sobre Planear o Trimestre, e o segundo sobre as 3 fases do Planeamento Trimestral. Depois dos artigos anteriores, perguntaram-me como defino os meus objetivos, aqui vou resposta a essa questão.
Se preferires ver este conteúdo em vídeo, vê abaixo:
Objetivos SMART
Quando se fala em definição de objectivos, é muito comum ouvir-se falar em objectivos SMART. Isto é, objectivos que são:
- Específicos (S – Specific);
- Mensuráveis (M – Measurable);
- Alcançáveis (A – Achievable);
- Relevantes (R – Relevant);
- Limitados no Tempo (T – Time-bound).
Pessoalmente, tudo o que são “regras” eu tenho tendência a fugir (ora não fosse Aquariana!), e não gosto de ser tão rígida quando estou a definir os meus objectivos. Para mim, um objectivo tem de ser mensurável, e limitado no tempo. Mensurável porque eu tenho que saber se o alcancei, e limitado no tempo porque não quero demorar 10 anos a chegar lá, se a ideia era conseguir em 3 meses!
Quanto às outras 3 métricas: específico, alcançável e relevante, penso que quando estamos a definir objectivos, estas métricas já serão naturalmente preenchidas. Estamos a criar metas para o nosso negócio e para a nossa vida, logo, para nós, cada objectivo fará o sentido que tiver que fazer.
Então, como criar objetivos usando apenas o M e o T do SMART?
Definir objectivos anuais
Para conseguir analisar, ao longo do tempo, o quanto estamos perto ou longe de alcançarmos os nossos objectivos, é necessário definir metas limitadas no tempo. Para isso, costumo definir objectivos anuais por volta do meu aniversário no final de Janeiro. Não gosto de “resoluções de ano novo”, pois para mim a transição de ano civil não traz nada de novo. Mas a transição de ano solar traz, e é essa que, para mim, faz sentido.
Então, no final de janeiro, eu crio metas para alcançar nos 12 meses seguintes. E defino 3 grandes objectivos:
- Qual é o volume de facturação que quero alcançar;
- O número de conteúdos que quero desenvolver, e em que plataformas;
- Quais os produtos digitais que quero desenvolver/criar/melhorar;
Tudo aquilo que eu tiver em mente criar nos 12 meses seguintes deve ficar definido nesta listagem inicial. Como vês, todos estes objectivos são mensuráveis, e limitados no tempo (12 meses). Mas espera, não comeces logo a fazer tudo! Vamos ao próximo passo.
Definir objectivos trimestrais
Pegando nos objectivos anuais atrás definidos, começamos a dividir por cada trimestre aquilo que queremos alcançar nesse trimestre.
Imagina que o teu objectivo anual é de 80.000€ de facturação, significa que deves ter uma facturação em média de 20.000€ por trimestre, para chegares ao final do ano com o objectivo superado.
Ou que queres trabalhar em 4 produtos, ou 4 lançamentos do mesmo produto num ano. Será um por trimestre! Vais também pegar nos objectivos de conteúdos a desenvolver, e dividir pelos trimestres.
Não te esqueças que vão haver trimestres em que vais trabalhar menos, como é no caso das alturas em que estiveres de férias, ou que tenhas já planeados eventos ou formações. Tem isso em conta quando dividires os teus objectivos por cada trimestre.
Definir objectivos mensais
Depois de sabermos o que tem que acontecer em cada trimestre, é altura de definir o que vai ter que acontecer a cada mês. Aqui já não defino todos os meses do ano, pois uma das maravilhas da vida é que é imprevisível! E como imprevisível que é, vão haver sempre situações que nos vão desviar do nosso curso natural planeado. Ao longo do ano poderão também haver reajustes a fazer, podemos até mudar de opinião, certo? Nada é estático.
Então, como já falei nos meus artigos anteriores, prefiro planeamentos trimestrais, quando estamos a detalhar o que temos que fazer.
Depois de criar os nossos planeamento trimestral tendo como partida tudo o que fizemos atrás, tenho por hábito começar a colocar datas específicas em cada uma das tarefas que tenho que executar, e colocar essas tarefas na minha agenda.
Colocar em prática
No início de cada mês
Não basta termos objetivos definidos, é preciso que eles se materializem em ações que nos levem à sua concretização. E, para isso, tenho por hábito, no início de cada mês, olhar para a agenda e para aquilo que tenho que fazer nesse mês.
Nesse primeiro scan da informação, programo a primeira semana. Quando as tarefas têm uma data específica obrigatória, essa tarefa fica logo marcada para a data respectiva, e todas as tarefas que levam à sua concretização são agendadas nos dias anteriores. Quando não têm data específica, coloco onde houver “espaço”, conforme o tempo que acho que vou precisar para cada tarefa.
No início de cada dia
No início de cada dia olho para as tarefas do dia e organizo-me mentalmente. Defino qual é o meu TOP 3 de tarefas que não posso mesmo falhar nesse dia, e que reuniões ou compromissos tenho. Uso uma ferramenta de gestão de tempo para não me perder no tempo. Falo mais dela neste artigo.
No final de cada dia
No final de cada dia faço um balanço, passo para o dia seguinte as tarefas que ficaram pendentes e que ainda preciso de executar, e “deixo cair” aquelas que deixaram de fazer sentido (às vezes acontece!). Faço também o planeamento logo do dia seguinte. São 5 minutos no final do dia, que fazem toda a diferença quando nos sentamos na secretária no dia seguinte!
No final de cada semana
Fazer um balanço semanal é sempre importante para perceber se estamos on track para alcançar os nossos objectivos mensais. E programar também a semana seguinte, baseando-nos sempre nos nossos objectivos mensais, e no que conseguimos realmente fazer até ao momento.
Conclusão
Penso que definir objetivos pode ser algo tão simples ou tão complexo quanto queiramos. Há quem nem queira nunca fazê-lo, pois em vez de ajudar, ainda torna os dias mais stressantes. Eu também sou um pouco assim (quem diria?), mas já percebi que a minha produtividade aumenta substancialmente quando defino o que tenho que fazer previamente.
Pode parecer um sistema complexo ou confuso, mas na verdade quando se começa a colocar em prática torna-se muito simples de usar no dia-a-dia. Com prática, algumas destas atividades de revisão/programação não demoram muito mais do que 5 minutos!
E esses 5 minutos conseguem poupar muitas horas ao final de cada mês.
A minha sugestão é que experimentes fazer algo assim durante um trimestre, e ver de que forma a tua produtividade aumentou, manteve ou diminuiu. Porque sendo nós todos pessoas diferentes, o que funciona para mim, pode não funcionar para ti!
Eu costumo dizer que se não está na minha agenda, não existe para mim! Mas tu podes funcionar de forma diferente. Partilha comigo de que forma te organizas aqui nos comentários!
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